Nahezu jeder Internetuser hat auch ein Emailkonto, das richtig von Werbepartnern genutzt, ein wichtiges Kommunikationsmittel des modernen Marketing darstellt. Dabei hat E-Mail Marketing zwei wichtige Funktionen zu erfüllen, einmal als personalisierte Werbebotschaft Kunden zu gewinnen und weiters den bestehenden Kunden dahingehend einen Zusatznutzen zu bieten, indem über neueste Informationen zu einem Produkt oder Sonderangebote informiert wird.
Weiters ist sichergestellt, dass beim E-Mail Marketing die Botschaft eines Unternehmens direkt ankommt und Streuverlust ausgeschlossen wird. Damit wird es ein wichtiges Instrument des Direct Marketing, da es im Gegensatz zum telefonischen Kontakt eine gewisse Selbstbestimmtheit des Kunden zulässt. Das soll heißen, wenn der Kunde das Email in seinem Postfach hat, kann er selbst entscheiden ob und wann er es liest und entscheiden ob und wie er auf die Information reagiert.
Je nach Intention des Werbers gibt es unterschiedliche E-Mail Marketing Formen, die personalisiert den Kunden ansprechen. Eine beliebte Form ist der Firmennewsletter, der je nach Ausrichtung der Firma Tagesangebote enthält, über neue Produkte informiert oder redaktionelle Inhalte darstellt. Dazu kommt in diesem Fall beim E-Mail Marketing, dass die für den jeweiligen Bereich zuständigen Personen mit Kontaktdaten genannt sind, sodass der Kunde weiß, an wen er sich mit seinen Fragen, Anregungen oder Wünschen und Beschwerden wenden kann.
Ein Newsletter als Form des E-Mail Marketing kann auch Anzeigen von Firmen enthalten, die damit ihr Image und ihren Bekanntheitsgrad optimieren wollen. Dabei steht weniger eine unmittelbare Reaktion des Kunden im Vordergrund, sondern langfristige Imagesteigerung und Branding.
Bei allen Formen des E-Mail Marketing gilt zu beachten, dass eine Erlaubnis zum Erhalt durch den Empfänger gegeben sein muss, bei Nutzung von Fremdadressen muss dem Empfänger deutlich und ganz einfach die Möglichkeit zum Widerruf des Empfangs gewährt werden.